「よし、個人事業主として独立したで！」と意気込んだものの、毎月の請求書作成に追われていませんか？
「Excelでちまちま作るのが大変面倒くさいんだが……」
「先月の請求書、どこに保存したっけ？」
「入金されたかどうかのチェックがだるい」
フリーランスや個人事業主として活動していると、クリエイティブな仕事や専門的な作業に集中したいのに、こうした事務作業に意外と時間を取られてしまいます。。特に請求書業務は、お金に関わる大切なことだからこそ、ミスは許されない……というプレッシャーも大きいのではないでしょうか。
毎月やってくる請求作業のたびに、ちょっとだけ憂鬱な気分になる。確定申告の時期になって、一年分の請求書をかき集めて大慌て……。そんな経験、一度や二度ではないはずです。
しかし！この記事を読めば、そんな請求書にまつわる悩みから解放されます！
そもそも、個人事業主の請求書って何を書けばいいの？基本の「キ」
まずは基本の確認から。請求書は、単に「お金をください」と伝えるためだけの紙ではありません。これは、あなたが提供したサービスや商品の対価を正式に請求するための、いわば「取引の証明書」です。後々のトラブルを防ぎ、確定申告の際にも重要な証拠書類となります。
だからこそ、「なんとなく」で作るのは絶対にNG！きちんとルールに沿って作成することが大切なんです。
必須項目リスト
法律で「これを書きなさい」と厳密に決まっているわけではありませんが、ビジネスの慣習として、また2023年10月から始まったインボイス制度に対応するためにも、以下の項目は必ず記載するようにしましょう。
1. 請求書発行者の氏名または名称、そして登録番号（インボイス登録事業者のみ）
- あなたの屋号や氏名です。インボイス制度に登録している課税事業者の方は、Tから始まる13桁の「適格請求書発行事業者登録番号」も忘れずに記載しましょう。
2. 取引年月日
- サービスを提供した日や商品を納品した日を記載します。通常は「2024年◯月◯日」といった形式です。
3. 取引内容
- 「Webサイト制作費として」「記事執筆料（5本分）」など、相手が見て何に対する請求か一目でわかるように、具体的に書きましょう。
4. 税率ごとに区分して合計した取引金額（税抜または税込）と、適用税率
- 少し難しく聞こえますが、要は「どの商品が消費税10%で、どの商品が8%（軽減税率）なのか」を分けて書き、それぞれの合計金額と消費税額を記載するということです。多くの個人事業主の場合、10%の取引がほとんどだと思います。
5. 消費税額等
- 税率ごとに区分した消費税額の合計を記載します。
6. 請求書受領者の氏名または名称
- 取引先の会社名や担当者名を正確に記載します。「（株）」を略さず「株式会社」と書くなど、正式名称で書くのがマナーです。
インボイス制度に対応した請求書（適格請求書）を発行する場合、上記の項目は必須となります。自分の取引先がインボイスを必要としているか、事前に確認しておくとスムーズです。
あると親切！プラスアルファの項目
必須ではありませんが、これらを加えておくと、相手にとって親切で、あなた自身の管理もグッと楽になります。
- 請求書番号: 「202405-001」のように、自分なりのルールで番号を振っておくと、後から問い合わせがあった際に「どの請求書の件か」がすぐに特定できて便利です。
- 発行日: 請求書を作成した日付です。取引年月日とは別に記載します。
- 支払期限: 「2024年6月30日までにお支払いください」といった形で、いつまでに入金してほしいかを明記します。これにより、入金遅れを防ぐ効果も期待できます。
- 振込先情報: 銀行名、支店名、口座種別（普通・当座）、口座番号、口座名義を正確に記載しましょう。毎回聞かれる手間が省けます。
- 備考欄: 「今月もご依頼いただき、誠にありがとうございました。」といった一言を添えるだけで、グッと印象が良くなります。また、源泉徴収税額を記載する場合も、この欄を使うと分かりやすいです。
ちょ！源泉徴収って何？
ライターやデザイナー、プログラマーなど、特定の業務を行う個人事業主の場合、報酬から「源泉徴収税」という税金が天引きされて支払われることがあります。これは、報酬を支払う側（取引先）が、あらかじめ所得税の一部を国に納めてくれる制度です。
もしあなたの報酬が源泉徴徴の対象となる場合、請求書にその旨を記載しておくと、お互いの認識がズレずに済みます。
例えば、
- 請求金額（税抜）: 100,000円
- 消費税（10%）: 10,000円
- 合計: 110,000円
- 源泉徴収税額（10.21%）: 10,210円
- 差引お振込金額: 99,790円
このように、源泉徴収税額と、実際に振り込まれる金額を明記しておくと、取引先もあなたも金額の確認がしやすくなります。自分が源泉徴収の対象になるかわからない場合は、取引先に確認するか、国税庁のホームページで調べてみてくださいね。
もうExcel方眼紙は卒業！請求書作成ツールの選び方
さて、請求書の書き方がわかったところで、次は何を使って作るか、という問題です。
「ずっとExcelで作ってきたし、別に困ってないかな……」
そう思っている方も多いかもしれません。確かに、ExcelやWordは手軽ですが、実はたくさんの落とし穴が潜んでいるんです。
- 計算ミスのリスク: 消費税や合計金額の計算式を間違えて入力してしまい、後から訂正……なんて経験はありませんか？
- 入力漏れ・二重入力: 項目を書き忘れたり、同じ内容を何度も手入力したり、地味に時間と手間がかかります。
- 管理が煩雑: ファイル名が「請求書_〇〇社様_5月分_修正版2.xlsx」みたいになって、どれが最新かわからなくなったり。送ったかどうかも記憶頼みになりがちです。
- 見た目の問題: どうしても手作り感が出てしまい、プロフェッショナルな印象を与えにくいことも……。
こうした手作業の「ちょっとした面倒」が積み重なって、あなたの貴重な時間を奪っていくのです。そこで、ぜひ導入を検討してほしいのが「請求書作成ツール（ソフトやサービス）」です。
ツールを使うメリットは絶大！
請求書作成ツールを導入すると、まるで事務作業専門のアシスタントを雇ったかのように、業務が劇的に効率化されます。
- テンプレートで秒速作成: 必要な情報を入力するだけで、プロ並みのキレイな請求書があっという間に完成します。
- 計算はすべておまかせ: 消費税も源泉徴収税も自動で計算してくれるので、計算ミスの心配はゼロ！
- 送付・入金管理も一元化: 作成した請求書をそのままメールで送付したり、PDFでダウンロードしたり。さらには「送付済み」「入金済み」といったステータス管理も簡単に行えます。
- スマホからも操作可能: 外出先で「あの請求書、どうなってたっけ？」と気になった時も、スマホアプリですぐに確認できるサービスも多いです。
いわば、請求書にまつわる「作成」「送付」「管理」という一連の流れを、すべて一つの場所で完結させてくれるのが、請求書作成ツールなのです。
ツール選びで失敗しないための3つのチェックポイント
「でも、ツールって色々あってどれを選べばいいかわからない……」
そんなあなたのために、ツール選びで絶対に外せない3つのポイントをご紹介します。
1. 料金体系は自分に合っているか？
請求書作成ツールには、無料で使えるものから、機能が豊富な有料プランまで様々です。
- 無料プラン: 月に数枚しか請求書を発行しない、という方なら無料プランで十分な場合も。ただし、作成枚数に上限があったり、一部機能が制限されていたりすることが多いです。
- 有料プラン: 月額数百円〜数千円程度が相場です。有料プランでは、作成枚数が無制限になったり、見積書や納品書も作れたり、郵送代行サービスが使えたりと、機能が一気に充実します。
まずは無料プランで使い勝手を試し、「この機能があったらもっと便利だな」と感じたら有料プランを検討する、というステップがおすすめです。
2. 欲しい機能は揃っているか？
自分がどんな機能を必要としているか、一度リストアップしてみましょう。
- 見積書や納品書も同じツールで作りたい
- 請求書を郵送する手間を省きたい（郵送代行機能）
- 確定申告ソフトと連携させたい
- 定期的に発生する請求書を自動で作成・送付したい（後ほど詳しく解説します！）
すべての機能が揃っている必要はありません。自分にとって「これだけは譲れない！」という機能を軸に選ぶと、失敗が少なくなります。
3. 直感的に操作できるか？
どんなに高機能でも、使い方が複雑で毎回マニュアルを読まないと操作できない……となっては本末転倒です。多くのツールには無料のお試し期間が設けられています。実際にいくつか試してみて、デザインが見やすいか、操作がサクサク進むかなど、「自分がストレスなく使えるか」という感覚を大切にしてください。
請求書管理の「めんどくさい」を解消！スマートな管理術
請求書は、作って送ったら終わり、ではありません。むしろ、そこからが「管理」のスタートです。きちんと管理できていないと、確定申告前に地獄を見ることになります……。
なぜ請求書管理がそんなに重要なのでしょうか？
- 確定申告のため: 売上の証明として、請求書の控えは7年間の保存義務があります。
- 資金繰りの把握のため: 「いつ、誰から、いくら入金されるのか」を把握することは、事業を継続していく上で不可欠です。
- トラブル対応のため: 「支払った」「いや、まだだ」といったトラブルが起きた際に、請求書は客観的な証拠となります。
よくある失敗談から学ぶ、ダメな管理方法
まずは、ついついやってしまいがちなNGな管理方法を見てみましょう。ドキッとしたあなたは、今すぐ改善が必要です！
- ファイル名がカオス: 「請求書.pdf」「請求書（A社）.xlsx」「請求書最新版.docx」……。これでは後から探すのが一苦労。
- ステータスが不明: デスクトップに保存された請求書ファイルを見て、これが「下書き」なのか「送付済み」なのか「入金済み」なのか、さっぱりわからない。
- 保管場所がバラバラ: パソコンの中、メールの送信履歴、印刷した紙……。あちこちに請求書が散らばっていて、全体像が把握できない。
こうした状況は、入金漏れや二重請求といった、ビジネスの信頼を揺るがす大きなミスにつながりかねません。
これで安心！おすすめの請求書管理テクニック
もし請求書作成ツールを使わずに自力で管理する場合でも、少しの工夫で劇的に改善できます。
命名規則を統一する
ファイル名は、誰が見ても一目で内容がわかるように、ルールを決めましょう。
例: 「YYYYMMDD_取引先名_請求書番号.pdf」 → 「20240531_株式会社サンプル_2405-001.pdf」
このように日付、取引先、請求書番号を入れておけば、フォルダ内で日付順に並び、検索も簡単になります。
ステータスごとにフォルダ分けする
パソコン内に「請求書」という大きなフォルダを作り、その中にさらにステータスごとのフォルダを作成します。
- 「01_作業中」: 作成途中の請求書
- 「02_送付済み・未入金」: 送付は完了したが、まだ入金が確認できていないもの
- 「03_入金済み」: 入金が確認でき、取引が完了したもの
入金が確認できたら、「02」のフォルダから「03」のフォルダへファイルを移動させるだけ。これだけで、どの取引が完了していて、どの売掛金が未回収なのかが一目瞭然になります。
クラウドストレージを活用する
作成した請求書ファイルは、Google DriveやDropboxといったクラウドストレージに保存するのがおすすめです。
- どこからでもアクセス可能: 自宅のPCだけでなく、外出先のスマホやタブレットからも確認できます。
- バックアップになる: 万が一パソコンが壊れても、データはクラウド上に安全に保管されています。
- 共有が簡単: 税理士さんにデータを見てもらう際にも、フォルダごと共有すればスムーズです。
請求書作成ツールなら管理も一元化できる！
ここまで自力での管理方法を紹介してきましたが、正直なところ、請求書作成ツールを使えば、これらの悩みはほとんど解決してしまいます。
ツール上では、作成した請求書が一覧で表示され、「送付済み」「開封済み」「入金済み」といったステータスが自動で更新されていきます（※機能はツールによります）。
「A社への先月の請求書、入金まだだったかな？」と思ったら、ツールを開けば数秒で確認完了。「請求書を探す」という行為そのものが、あなたの日常から消えるのです。この快適さは、一度味わうと手放せなくなりますよ。
究極の時短術！請求書の「自動作成」で未来の自分を助けよう
さて、いよいよ本日のメインディッシュです。請求書作成ツールがもたらす最大の恩恵の一つ、それが「請求書の自動作成・自動送付」機能です。
これは、一度設定しておけば、毎月決まった日に、決まった内容の請求書を、システムが自動的に作成し、取引先にメールで送付してくれるという、まさに夢のような機能。いわば「請求書の予約投稿」のようなものです。
毎月1日の朝に「あ、請求書作らなきゃ……」と憂鬱な気分で一日を始める生活とは、もうおさらばです。あなたが寝ている間にも、システムが忠実に仕事をしてくれるのです。
自動作成が特に役立つケース
この機能は、特に毎月定額の報酬が発生するお仕事をしている個人事業主の方にとって、絶大な効果を発揮します。
- 月額契約のコンサルタント: 毎月同額のコンサルティング料を請求する場合
- Webサイトの保守・運用: サーバー代やメンテナンス費用を定期的に請求する場合
- サブスクリプション型のサービス提供: オンラインサロンの会費や、ツールの利用料など
- 毎月定額のライティングやデザイン案件: 「月5本の記事執筆」「SNS運用代行」など、契約内容が固定されている場合
こうした定期的な請求を毎月手作業で行うのは、はっきり言って時間の無駄です。自動化できる部分は、どんどんテクノロジーに任せてしまいましょう。
自動作成を設定する際の注意点
非常に便利な自動作成機能ですが、設定する際にはいくつか注意点があります。「設定したから、あとは完全放置でOK！」というわけにはいきません。
- 内容の定期的な確認: 取引内容や金額に変更がないか、年に一度は見直しましょう。契約内容が変わったのに、古い金額で請求書を送り続けてしまう、といったミスを防ぐためです。
- 取引先への事前連絡: 何の前触れもなく、いきなりシステムから自動送信メールが届くと、相手を驚かせてしまうかもしれません。「来月より、請求書はシステムから自動で送付させていただきます」と一本連絡を入れておくと、とても親切です。
- ツールの設定を熟知する: 送信する時間や、メールの文面などをカスタマイズできるツールも多いです。自分のビジネスに合った設定をしっかり行いましょう。
自動作成がもたらす、お金以上の価値
請求書の自動作成を導入することで得られるのは、単なる「時間の節約」だけではありません。
一番大きいのは、「精神的な負担からの解放」です。
「請求書、送り忘れてないかな……」
「今月は月末が忙しいから、早めに作っておかないと……」
こうした、頭の片隅に常に居座る「やらなきゃいけないタスク」から解放されることで、あなたはもっと本業に、もっとクリエイティブな活動に集中できるようになります。
そしてもちろん、「請求漏れ」という、個人事業主にとって最も避けたいミスのリスクがゼロになるという安心感は、何物にも代えがたい価値があると言えるでしょう。
空いた時間で新しいスキルを学んだり、家族と過ごす時間を増やしたり、あるいは、ただゆっくりとコーヒーを飲む時間に使ったり。請求書の自動化は、あなたの働き方、そして生き方そのものを、より豊かにしてくれる可能性を秘めているのです。
まとめ
ここまで、個人事業主の請求書作成について、基本の書き方から管理術、そして究極の時短テクニックである自動作成まで、詳しくお話ししてきました。
最初は覚えることが多くて大変に感じるかもしれませんが、ポイントはとてもシンプルです。
1. まずは基本をマスター: 請求書に何を書くべきか、その意味をしっかり理解しましょう。
2. 手作業から卒業する: Excelでの手作りには限界があります。自分に合った請求書作成ツールを見つけることが、効率化への一番の近道です。
3. 管理の仕組みを作る: 命名規則やフォルダ分け、あるいはツールを活用して、「探さない」「迷わない」管理体制を構築しましょう。
4. 自動化できるものは任せる: 定期的な請求業務は、自動作成機能に任せて、あなたはもっと価値のある仕事に集中しましょう。
個人事業主にとって、請求書業務は単なる「面倒な作業」ではありません。あなたが生み出した価値を、きちんとお金に換えるための、いわば「事業の血液を循環させるための心臓部」です。
この心臓部を、毎回手作業で動かすのか。それとも、スムーズに動き続けるための仕組み（＝ツールやルール）を導入するのか。その選択が、あなたの事業の成長スピードや、あなた自身の時間の使い方を大きく左右します。
最初の一歩は、少しだけ勇気がいるかもしれません。でも、一度その快適さを知ってしまえば、もう昔のやり方には戻れなくなるはずです。
まずは気になる請求書作成ツールの無料プランから試してみてはいかがでしょうか。さあ、あなたもスマートな請求書管理で、もっとクリエイティブな時間を手に入れてください。
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